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Termini di Servizio

Version: 1.2 Effective: 27/01/2026

Termini di Servizio

Versione: 1.2
Ultimo aggiornamento: 27 gennaio 2026

Operatore: Paolo Valter Caroli (P. IVA 03809550134), Via Malpensata, 21 – 23900 Lecco (LC), Italia
Nome commerciale: AIsapiens
Contatti: legal@aisapiens.ai — privacy@aisapiens.ai — info@aisapiens.ai

1. Ambito, accettazione e parti

1.1. I presenti Termini di Servizio (“Termini”) disciplinano l’accesso e l’uso della piattaforma SaaS AIsapiens e delle relative applicazioni/moduli (collettivamente, i “Servizi”).
1.2. I Servizi sono offerti e gestiti da Paolo Valter Caroli, in qualità di operatore individuale (“Operatore”, “AIsapiens”, “noi”).
1.3. L’utente che accede o utilizza i Servizi (“Utente”, “tu”) accetta integralmente i presenti Termini. Se utilizzi i Servizi per conto di un’organizzazione, dichiari di avere i poteri per vincolare tale organizzazione (“Cliente Business” o “Organizzazione”).
1.4. Se non accetti i Termini, non utilizzare i Servizi.

2. Definizioni

  • Account: profilo creato tramite autenticazione basata su email per accedere ai Servizi.
  • Organizzazione (Tenant): spazio logico dedicato a un Cliente Business, con dati e configurazioni segregati a livello applicativo.
  • Contenuti del Cliente: documenti, file, messaggi, email, audio, testi, prompt e qualsiasi dato caricato, inviato o reso disponibile dall’Utente/Organizzazione tramite i Servizi.
  • Output: risultati generati dai Servizi, inclusi estrazioni strutturate, classificazioni, riepiloghi, suggerimenti di risposta, trascrizioni e analisi.
  • Crediti: unità di consumo utilizzate per misurare l’utilizzo dei Servizi (es. OCR, AI/LLM, elaborazioni, canali), secondo quanto indicato nei Servizi.
  • Applicazioni: moduli funzionali quali LeggiFatture, SchedaProdotto, ORA (Omnichannel Response Agent) e altri moduli eventualmente resi disponibili.
  • Consumatori: persone fisiche che agiscono per scopi estranei alla propria attività imprenditoriale o professionale.

3. Descrizione dei Servizi

3.1. AIsapiens è una piattaforma SaaS multi-tenant che fornisce, tra l’altro:

  • elaborazione documentale (OCR e analisi di fatture, schede prodotto e documenti business);
  • servizi AI/LLM per estrazione strutturata, classificazione, analisi contenuti e agent conversazionali;
  • gestione comunicazioni multi-canale (es. email via IMAP, WhatsApp, upload, file vocali e relative elaborazioni);
  • ricerca semantica/embeddings tramite database vettoriale.

3.2. I Servizi possono includere funzionalità di automazione (es. risposte automatiche) e strumenti di configurazione per Organizzazioni e utenti.
3.3. Nessuna consulenza professionale: i Servizi non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile, finanziaria o altra consulenza regolamentata. L’Utente deve verificare gli Output prima di adottare decisioni.

4. Registrazione, Account e accesso

4.1. La creazione dell’Account avviene tramite email. L’Utente è responsabile dell’esattezza e aggiornamento dei dati forniti.
4.2. L’accesso a un’Organizzazione è subordinato a invito/abilitazione e permessi definiti dall’amministratore dell’Organizzazione.
4.3. Email univoca: un indirizzo email non può appartenere contemporaneamente a più Organizzazioni.
4.4. L’Utente è responsabile di: (i) mantenere riservate le credenziali; (ii) tutte le attività svolte tramite il proprio Account; (iii) notificare tempestivamente incidenti di sicurezza a info@aisapiens.ai.

5. Multi-tenancy, segregazione e responsabilità organizzativa

5.1. AIsapiens adotta una struttura multi-tenant con segregazione logica dei dati per Organizzazione.
5.2. L’Organizzazione è responsabile di: gestione utenti, ruoli, permessi, policy interne e correttezza delle configurazioni (inclusi workflow di approvazione per automazioni).
5.3. Nonostante misure tecniche e organizzative ragionevoli, nessun sistema garantisce rischio zero: l’Operatore non garantisce l’assenza assoluta di accessi non autorizzati o vulnerabilità.

6. Uso consentito e condotte vietate (Acceptable Use)

6.1. È vietato utilizzare i Servizi per:
a) attività illecite o violazioni di diritti di terzi (privacy, proprietà intellettuale, segreti, ecc.);
b) invio di malware, tentativi di intrusione, scansioni, stress test non autorizzati, elusione di misure di sicurezza;
c) interferire con la disponibilità dei Servizi o generare carichi anomali/abusivi;
d) reverse engineering, decompilazione o tentativi di estrarre il codice sorgente, salvo quanto consentito dalla legge;
e) generare o diffondere contenuti illegali, fraudolenti, ingannevoli o lesivi;
f) attività ad alto rischio dove errori potrebbero causare danni a persone o cose (es. dispositivi medici, infrastrutture critiche) senza accordo scritto specifico.

6.2. In caso di violazioni, AIsapiens può sospendere o terminare l’Account o l’accesso ai Servizi (Sezione 18).

7. Contenuti del Cliente: diritti, obblighi e verifiche

7.1. L’Utente/Organizzazione mantiene la titolarità dei Contenuti del Cliente.
7.2. L’Utente/Organizzazione garantisce di avere titolo e base giuridica per caricare e far trattare i Contenuti del Cliente, inclusi eventuali dati personali di terzi.
7.3. L’Utente/Organizzazione è responsabile della verifica degli Output prima di: contabilizzare fatture, pubblicare schede prodotto, inviare comunicazioni, assumere decisioni operative o legali.
7.4. È responsabilità del Cliente predisporre processi human-in-the-loop quando opportuno (specialmente per risposte automatiche e dati contabili).
7.5. Dati particolari e dati penali: salvo necessità stretta e nel rispetto della legge, l’Utente/Organizzazione si impegna a non caricare dati particolari (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR). Se tali dati vengono caricati, l’Utente/Organizzazione resta responsabile di basi giuridiche, informative, DPIA e misure adeguate.

8. AI, OCR e limiti intrinseci

8.1. I Servizi includono funzionalità basate su AI/LLM e OCR. Tali tecnologie possono produrre Output inesatti, incompleti o non coerenti (es. errori OCR, estrazioni errate di totali/IVA, classificazioni scorrette, risposte non adeguate).
8.2. L’accuratezza dipende da qualità e formato dei documenti (scansioni, immagini, lingua, layout, ecc.) e da fattori non controllabili dall’Operatore.
8.3. L’Utente accetta che gli Output sono strumenti di supporto e non sostituiscono controlli umani.

9. Integrazioni e servizi terzi (dipendenze) + localizzazione AI/LLM

9.1. Per fornire i Servizi, AIsapiens utilizza o può utilizzare servizi di terze parti, inclusi:

  • OpenAI (elaborazioni AI/LLM e trascrizioni vocali ove attivate);
  • Google Cloud Vision, Docling, Mistral (OCR/estrazione testo, a seconda della configurazione);
  • Meta (integrazione WhatsApp);
  • Stripe (pagamenti);
  • Inmotion (servizi di email delivery, ove applicabile).

9.2. Le terze parti operano secondo termini e policy propri. Downtime, variazioni o limitazioni dei servizi terzi possono impattare i Servizi. AIsapiens non è responsabile per malfunzionamenti imputabili a terzi, nei limiti consentiti dalla legge.
9.3. Elaborazioni LLM negli Stati Uniti: per le funzionalità basate su OpenAI, le interrogazioni ai modelli LLM avvengono negli Stati Uniti. Di conseguenza, l’uso di tali funzionalità può comportare trasferimenti extra SEE/UK/CH, secondo quanto disciplinato in PRIVACY_PLATFORM e, per Clienti Business, nel DPA (incluse eventuali SCC/garanzie e misure supplementari, ove applicabili).

10. Piani, abbonamenti annuali e acquisti una tantum

10.1. AIsapiens offre:
a) abbonamenti annuali (per applicazione e/o pacchetti) e/o
b) acquisti una tantum (es. pacchetti di Crediti).

10.2. Nessun rinnovo automatico: gli abbonamenti annuali non si rinnovano automaticamente; l’Utente/Organizzazione deve procedere al rinnovo/nuovo acquisto per continuare a utilizzare i Servizi oltre la scadenza.
10.3. Cancellazione/disdetta: la disdetta impedisce il rinnovo futuro; l’accesso e le funzionalità restano attive fino alla fine del periodo già pagato.
10.4. Nessun rimborso: salvo quanto imposto dalla legge (in particolare per Consumatori), pagamenti e canoni non sono rimborsabili e i Crediti acquistati non sono rimborsabili.

11. Crediti: consumo, scadenza e misurazione

11.1. I Crediti vengono consumati in base alle attività svolte (es. OCR, chiamate AI/LLM, elaborazione documenti, gestione messaggi).
11.2. Regole di consumo: l’Utente può consultare regole di consumo e storico nel pannello Dashboard → Usage (percorso applicativo: /dashboard/usage/). Il consumo registrato dal sistema fa fede, salvo errore tecnico dimostrabile.
11.3. Scadenza Crediti: i Crediti scadono entro 365 giorni dalla data di acquisto/assegnazione e non sono convertibili in denaro.
11.4. Cessazione e Crediti residui: in caso di disdetta di un abbonamento, i Crediti residui restano utilizzabili solo fino alla prima tra: (i) scadenza naturale dei Crediti (365 giorni) e (ii) scadenza del periodo di abbonamento pagato. Alla scadenza, i Crediti non utilizzati decadono senza rimborso.

12. Free trial (30 giorni)

12.1. AIsapiens può offrire un periodo di prova gratuito di 30 giorni.
12.2. Eleggibilità: un trial è consentito una sola volta per indirizzo email di registrazione.
12.3. Nessun metodo di pagamento è richiesto per attivare il trial.
12.4. Il trial include un bundle di Crediti e/o limiti d’uso visualizzati al momento dell’attivazione nel pannello dell’Account/Organizzazione.
12.5. Fine trial: al termine del trial, l’accesso ai Servizi a pagamento viene bloccato e per continuare è necessario effettuare un acquisto manuale (abbonamento e/o Crediti).

13. Prezzi, pagamenti (Stripe) e regime fiscale

13.1. I prezzi sono espressi in Euro (EUR), salvo diversa indicazione nei Servizi.
13.2. I pagamenti sono gestiti tramite Stripe. AIsapiens non memorizza i dati completi della carta di pagamento; Stripe gestisce tali dati secondo i propri standard e policy.
13.3. Regime fiscale (forfettario): l’Operatore applica il regime forfettario; pertanto l’IVA non viene applicata/non è esposta secondo la normativa fiscale applicabile.
13.4. L’Utente/Organizzazione resta responsabile di eventuali obblighi fiscali, imposte o adempimenti connessi all’acquisto e all’uso dei Servizi, nella misura prevista dalla legge.

14. Consumatori (B2C): diritto di recesso e avvio immediato del servizio

Questa sezione si applica solo se l’Utente agisce come Consumatore.

14.1. Età minima: per acquistare Servizi a pagamento è richiesta età pari o superiore a 18 anni.
14.2. Diritto di recesso (14 giorni): nei contratti a distanza, il Consumatore può recedere entro 14 giorni dalla conclusione del contratto, secondo la normativa applicabile e nei limiti previsti per servizi/forniture digitali.
14.3. Esercizio del recesso: il Consumatore può esercitare il recesso inviando una comunicazione chiara a legal@aisapiens.ai, indicando almeno: nome e cognome, email dell’Account, data acquisto, Servizio acquistato.
14.4. Avvio immediato su richiesta durante il periodo di recesso: il Consumatore può richiedere l’avvio immediato dell’esecuzione del servizio durante il periodo di recesso. Se il Consumatore esercita il recesso dopo aver richiesto l’avvio immediato, potrà essere tenuto a corrispondere un importo proporzionale a quanto già fornito fino al momento del recesso, nei limiti consentiti dalla legge.
14.5. Limitazioni del recesso per contenuti/servizi digitali (quando applicabili): nei casi previsti dalla legge in cui il diritto di recesso non si applica o può essere escluso a determinate condizioni (ad es. prestazione completamente eseguita con consenso espresso e accettazione della perdita del recesso), il Consumatore riconosce tali effetti quando applicabili.
14.6. Nessun recesso commerciale aggiuntivo: oltre ai diritti previsti dalla legge, non è previsto un diritto di recesso “commerciale” ulteriore.

15. Disponibilità, manutenzione e supporto

15.1. Nessuna SLA formale: AIsapiens non offre un SLA contrattuale. I Servizi sono forniti “come disponibili”.
15.2. Manutenzione programmata: ove ragionevolmente possibile, per manutenzioni programmate AIsapiens fornirà un preavviso di 72 ore.
15.3. Supporto: via email a info@aisapiens.ai, dal lunedì al venerdì, fascia 10:00–12:00 (Europe/Rome).
15.4. Non sono garantiti tempi di risposta o di risoluzione.

16. Proprietà intellettuale

16.1. Tutti i diritti su software, interfacce, marchi, loghi, documentazione, workflow e tecnologia dei Servizi appartengono all’Operatore o ai suoi licenzianti.
16.2. Licenza d’uso: AIsapiens concede all’Utente/Organizzazione una licenza limitata, non esclusiva e non trasferibile per usare i Servizi per le finalità consentite dai Termini.
16.3. Contenuti del Cliente: restano di proprietà del Cliente. Il Cliente concede ad AIsapiens una licenza limitata a ospitare, riprodurre, trasmettere ed elaborare i Contenuti del Cliente solo nella misura necessaria a fornire i Servizi, garantire sicurezza, prevenire abusi e adempiere obblighi legali.
16.4. Output: l’Utente/Organizzazione è titolare degli Output generati a partire dai propri Contenuti del Cliente. Resta inteso che gli Output possono essere influenzati da limiti tecnici e dalle condizioni dei fornitori terzi.
16.5. Nessun training con dati del Cliente: AIsapiens non utilizza i Contenuti del Cliente per addestrare modelli proprietari e non prevede opt-in all’addestramento.

17. Privacy, dati personali e Data Processing

17.1. L’uso dei Servizi può comportare il trattamento di dati personali (es. in fatture, email, messaggi).
17.2. Per Clienti Business, AIsapiens opera tipicamente come Responsabile del trattamento rispetto ai dati trattati per conto dell’Organizzazione, che rimane Titolare del trattamento.
17.3. L’Utente/Organizzazione dichiara di avere base giuridica e le necessarie autorizzazioni/consensi per:

  • collegare caselle email via IMAP con credenziali fornite dal Cliente;
  • elaborare messaggi WhatsApp tramite integrazione Meta;
  • trascrivere file vocali (ove attivato) e processare contenuti e comunicazioni con strumenti AI/LLM.
    17.4. I dettagli su categorie di dati, finalità, sub-responsabili, trasferimenti internazionali e misure di sicurezza sono disciplinati in PRIVACY_PLATFORM e, per Clienti Business, nel DPA.

18. Sospensione e cessazione

18.1. AIsapiens può sospendere o limitare l’accesso ai Servizi (in tutto o in parte) in caso di: violazione dei Termini; rischi di sicurezza; uso abusivo; richieste legali; necessità di proteggere i Servizi, altri utenti o terzi.
18.2. AIsapiens può cessare definitivamente l’Account in caso di violazioni gravi o reiterate, o laddove necessario per motivi legali o di sicurezza.

19. Conservazione, cancellazione e backup

19.1. Retention operativa: in caso di cessazione del rapporto o disattivazione dell’Account, AIsapiens si impegna a eliminare o rendere inaccessibili i dati operativi del Cliente entro 90 giorni, salvo diversa necessità tecnica o obblighi di legge.
19.2. Backup: copie di backup possono essere conservate per continuità operativa e disaster recovery per un periodo massimo di 90 giorni, poi sovrascritte/eliminate secondo i cicli di backup.
19.3. Obblighi legali e tutela diritti: AIsapiens può conservare determinati dati nella misura e per il tempo necessario ad adempiere obblighi di legge, risolvere controversie o far valere diritti (ad es. documentazione amministrativo-contabile), nei limiti consentiti.

20. Esclusioni di garanzia

20.1. I Servizi sono forniti “così come sono” e “come disponibili”.
20.2. Nella misura massima consentita dalla legge, AIsapiens esclude ogni garanzia implicita di commerciabilità, idoneità a uno scopo specifico e non violazione.
20.3. AIsapiens non garantisce che: (i) i Servizi siano ininterrotti o privi di errori; (ii) gli Output siano accurati o completi; (iii) l’uso dei Servizi produca risultati economici o operativi specifici.

21. Limitazione di responsabilità

21.1. Clienti Business (B2B): nella misura massima consentita dalla legge, AIsapiens non è responsabile per danni indiretti, consequenziali, perdita di profitti, perdita di dati, interruzione di attività, perdita di chance o danni reputazionali.
21.2. Massimale (B2B): la responsabilità complessiva di AIsapiens derivante dai Servizi, per qualsiasi causa, è limitata all’importo totale effettivamente pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento che ha generato la responsabilità.
21.3. Consumatori (B2C): nulla nei presenti Termini limita diritti inderogabili del consumatore o responsabilità che la legge non consente di escludere o limitare.
21.4. In ogni caso, l’Utente accetta che errori di OCR/AI/LLM, dipendenze da terzi e configurazioni del Cliente possono incidere sui risultati e riducono la prevedibilità degli Output.

22. Manleva

22.1. L’Utente/Organizzazione si impegna a manlevare e tenere indenne AIsapiens da pretese, danni, sanzioni, costi e spese (incluse spese legali ragionevoli) derivanti da: Contenuti del Cliente illeciti o privi di base giuridica; violazioni di privacy/IP/normative di settore; uso dei Servizi in violazione dei Termini.

23. Legge applicabile e risoluzione delle controversie

23.1. I Termini sono regolati dalla legge italiana.

23.2 Controversie con Clienti Business (B2B): mediazione + arbitrato CAM

a) Mediazione: prima di avviare un arbitrato, le parti si impegnano a tentare una procedura di mediazione presso un organismo di mediazione in Italia, in buona fede.
b) Arbitrato: se la mediazione non risolve la controversia, ogni disputa derivante da o connessa ai Termini o ai Servizi, per Clienti Business, sarà definita mediante arbitrato rituale amministrato dalla Camera Arbitrale di Milano (CAM), da arbitro unico, lingua italiana, con sede dell’arbitrato in Lecco (Italia).

23.3 Controversie con Consumatori (B2C): foro del consumatore

Per i Consumatori, ogni controversia è devoluta al giudice competente secondo la normativa a tutela del consumatore (tipicamente il foro del luogo di residenza o domicilio del consumatore), senza obbligo di arbitrato.

24. Modifiche ai Termini

24.1. AIsapiens può modificare i Termini per ragioni legali, tecniche o di evoluzione dei Servizi.
24.2. In caso di modifiche materiali, AIsapiens darà comunicazione via email con preavviso di 15 giorni.
24.3. L’uso continuato dei Servizi dopo l’efficacia delle modifiche costituisce accettazione dei Termini aggiornati.

25. Contatti